Chào các bạn,

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian hẳn ai cũng nghe và đã từng được học hoặc đọc tài liệu liên quan. Tôi cũng vậy, tôi đã đọc kĩ năng này từ khá lâu về trước. Cho tới thời điểm này tôi áp dụng kỹ năng này vẫn chưa tốt. Hôm nay, tôi lại được đọc và tôi quyết định thay đổi cách làm, đó là viết lại kỹ năng này theo ngôn ngữ của riêng mình và sẽ biến nó thành cẩm nang trong cuộc sống của tôi. Tôi mong nếu các bạn ghé qua trang web này và nếu có đọc thì các bạn sẽ nhận được 1 điều tốt đẹp gì đó từ bài viết của tôi, hoặc có thể bình luận ở dưới để góp ý (nếu thấy điều gì của tôi chưa ổn hoặc điều gì đó không tốt).

Nào! Chúng ta bắt đầu vào Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian mà tôi học được ngày hôm nay. Tôi sẽ dùng ngôn ngữ của mình nên có thể nó không được hoa mỹ và dễ hiểu (nếu khó hiểu hay thắc mắc hãy bình luận ở dưới nhé!).

Tôi sẽ khái quát kỹ năng này theo thời gian trong ngày đi.

Bước 1: Lên kế hoạch ngày hôm sau trước khi đi ngủ.

  • Bạn hãy tổng hợp những công việc chưa làm được trong ngày hôm trước.
  • Viết ra những công việc cần làm vào ngày hôm sau.

     (Những nhà nghiên cứu đã nói, mỗi ngày hãy dùng 12 phút để lên kế hoạch công việc cho 1 ngày chúng ta chuẩn bị sống. Như thế sẽ tiết kiệm được 10 lần thời gian chúng ta bỏ ra. Nó chính xác là bỏ ra 12 phút lên kế hoạch chúng ta sẽ nhận lại được 120 phút hay 2h do việc lãng phí. Và thời điểm bỏ ra 12 phút thích hợp nhất là trước khi đi ngủ, vì khi đó chúng ta sẽ có cả 1 đêm để não chúng ta thụ động suy nghĩ và sáng hôm sau chúng ta sẽ có những ý tưởng cực kì thú vị. Ngoài ra, việc viết kế hoạch rõ ràng ra giấy như vậy cũng giúp chúng ta ngủ ngon hơn khi không phải cố nhớ ngày hôm sau phải làm những gì và tránh việc phải lo lắng khi sợ quên mất việc nào đó).

  • Đánh dấu các công việc đó theo thứ tự 1-2-3-4 (tùy tính chất công việc có thể chia sâu hơn lên -5-6- hoặc 7)
  1. Việc quan trọng và cấp thiết. Là những việc chỉ quan trọng trong đúng thời điểm đó. Qua thời điểm đó nếu không làm chúng ta sẽ chịu hậu quả và nó không còn quan trọng nữa. Vd: ôn bài mai thi,…
  2. Việc quan trọng nhưng không cấp thiết. Những việc đường dài, liên quan đến sự nghiệp và kế hoạch cả đời. Nếu không là thì nó sẽ trở thành công việc số 1 ở trên do yếu tố thời gian. Vd: uống nước, đọc sách, rèn luyện kỹ năng, xây dựng nguồn thu nhập, viết sách,…
  3. Việc không quan trọng nhưng cấp thiết. Những việc có yếu tố không quan trọng với sự nghiệp và cuộc đời nhưng cấp thiết. Những việc này thực hiện được thì tốt, nếu không thì cũng không ảnh hưởng đến sự nghiệp quá nhiều. Vì sự nghiệp do mình quyết định, yếu tố chủ quan, các yếu tố này được xem là khách quan. Vd: nghe điện thoại, đi đón 1 người bạn tới chơi,…
  4. Việc không quan trọng cũng không cấp thiết. Những việc không làm cũng không ảnh hưởng gì nhiều hoặc gần như không ảnh hưởng, những việc không cần làm. Vd: Tám chuyện, lướt FB,…

Bước 2: Thực hiện kế hoạch đã lên trong ngày hôm trước.

  • Thực hiện các kế hoạch theo mức độ từ 1 đến 4. Công việc loại số 1 luôn thực hiện trước và phải tiên quyết thực hiện công việc này. Mặc dù vậy nhưng mọi người lại thường làm việc số 4 trước và biến nó thành thói quen.
  • Nếu có việc đột xuất chen ngang, Hãy đưa nó vào trong danh sách và đánh số lại từ đầu và bắt đầu từ công việc được đánh số 1.
  • Học cách ủy quyền công việc cho người khác và trả lương thích hợp cho họ. Nguyên tắc ủy quyền là người đó có thể hoàn thành 70% hiệu suất công việc của bạn.
  • Lên cả những danh sách “Những Việc Không Nên Làm”. Và học cách nói từ “Không” để giữ cho quỹ thời gian trong tầm kiểm soát.
  • Có thể bạn không thể hoàn thành hết những kế hoạch đã đề ra trong ngày hôm trước, nhưng bạn hãy nhớ. Chúng ta có công thức 20/80, đơn giản được hiểu như sau, 20% sức lực bạn bỏ ra bạn sẽ thu về 80% hiệu suất công việc nếu như bạn đặt đúng vị trí. Có nghĩ bạn có thể bỏ bớt 1 số việc trong số 3-4 nhưng tuyệt đối không được bỏ số 2.

Bước 3: Tổng kết một ngày và rút kinh nghiệm.

Bạn sẽ tổng kết những điều đã và chưa làm được trong ngày, đưa kế hoạch cải thiện kỹ năng quản lý thời gian bản thân lên tầm cao mới. Lập kế hoạch thực hiện công việc trong ngày hôm sau cho tốt hơn.


Nguyên tắc: Trong ngày luôn phải có công việc để chúng ta rút ngắn khoảng cách hiện tại so với cái đích chúng ta nhắm đến. Nếu những việc chúng ta lập trung ngày không giúp rút ngắn quãng đường này thì chúng ta đã lập thiếu rồi đó!

Các kỹ năng liên quan: xác định mục tiêu cuộc đời, xây dựng mục tiêu dài hạn, Quản lý điện thoại, tổ chức các buổi họp hiệu quả, sắp xếp nơi làm việc để tạo hiệu suất cao, kỹ năng đọc nhanh – nhớ nhiều, kiểm soát sự gián đoạn, tập trung tối đa, ủy quyền.

Trên đây là kỹ năng quản lí thời gian của bản thân tôi. Bạn có thể tham khảo và góp ý ở bình luận để chúng ta cùng nhau phát triển.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *